こんにちは、けんしんです。


今回もスキマ時間活用法の第3弾、仕事の効率化でスキマ時間を生み出そう！についてお話します。


スキマ時間といえどまとまった時間がほしい
　これまではダラダラ時間をなくしてすぐにスキマ時間を活用する方法を紹介してきました。


　ですがスキマ時間といってもたった5分間をたくさん作ったとしても余裕を持って勉強できなかったり、もっとしたいのに時間オーバーとかなってしまいますよね？


　今回はそんなにスキマ時間が足りない人にスキマ時間を仕事の効率を上げて作り出す方法をお伝えします。

単語登録機能を活用する


　まず簡単に取り組めるのがパソコンに入っている単語登録機能に文章を登録するのがオススメです。


　超音波検査をしている人はあるかもしれませんが、レポートには決まった文章で書く事が多いですよね？しかも途中でスペル間違いするとやり直したり面倒くさいですよね？


　ですが単語登録機能を使えば長い文章も一瞬で誤字もなく入力する事ができます。


　例えば「け」と入力したら「けんしん」と変換してくれたり、「はい」と入力したら「high echo mass(+)Φmm」と変換してくれたりと何度も使うし入力が面倒くさいものは勝手に変換してくれるように設定しておきます。


　最初の設定さえやってしまえばかなり時間の短縮ができますよね？私もエコーの所見書きも一人あたり5分くらい短縮できました。



エクセルを活用する


　次に紹介するのがエクセル活用です。これは身につけるのが難しいですが、覚えてしまえばかなり時間の短縮ができます。私も丸1日かけてやっていたデータ処理作業が10秒で終わるようになりものすごい時間を作る事ができました。


　そこでまずは私が身につけて良かった2つのテクニックを紹介します。　

VLOOKUP関数を覚えよ！


　まずはVLOOKUP関数です。この関数は簡単に言えば2つのエクセルの表を1つにくっつけてくれる関数になります。


　例えば私がよく使うのはヘモグロビンA1cの患者さんの毎月の時系列を作る時は患者IDを軸に今月と先月のデータをくっつけて院内の糖尿病グループに提出しています。


　ほとんどの医療スタッフはやり方を知らないので早く作りすぎて驚かれますが、覚えてしまえばホントに楽に作れます。

マクロを覚えよ！


　次にマクロです。マクロは同じ単純作業を自動で繰り返してくれて終わらせてくれるアイテムです。


　例えば先程の糖尿病患者さんのヘモグロビンA1c時系列データを自動で数値が8%オーバーだったり、先月よりも1%上昇がみられたりした人だけを抽出して自動で印刷までするとします。その1連の流れをマクロに登録しておくと自動でしてくれます。


　こちらもマクロの登録をしっかりできるようにしておけば次からの作業がボタン1つでできるようになります。


　VLOOKUPもマクロも本を購入したりネットのブログをみて勉強しました。本ですとわずか2000円くらいで1日数時間分の仕事が短縮できるのでコスパは最強だと思います。私もあの時買って勉強してよかったと思っています。

仕事を断る力


　最後に仕事を上手く断る力です。勉強をしている途中に他のスタッフが急に仕事を振ってきたらイラッとしますよね？


　しかもなんか断りにくい雰囲気を出してきたらなおさら面倒ですよね？


　私は頼まれたら断れない人間だったので他人のお願いを優先してやってしまい、現に1回目の超音波検査士認定試験では勉強が中途半端になり落ちています。


　ですので余計な仕事は断る勇気は大事だと感じました。1回目の失敗の後はなるべく自分じゃなくてもいいような仕事は断るようにしています。それでも巡り巡って再度お願いに来た場合は仕事を受けるようにしています。


　参考に面倒なお願いをスルーして自分のお願いを聞いてくれる方法について記事にしてますのでそちらをご参照ください。

まとまった時間を作りスキマ時間を増やそう


　以上がスキマ時間を生み出すために私が行った事でした。エクセルは苦手な方もいますので無理に覚えようとは言いませんが、少しでも「この作業めんどくさいなー」と思っているものがあれば関数やマクロで便利なのないかなー、とググるのもありです。


　とりあえず単語登録機能が1番カンタンなのでよく使う文章などは登録しておいて良いと思います。


　断る力は練習が必要なので徐々にやっていきましょう。いきなり使いまくると印象が悪くなるのでほどほどに


　ぜひとも試して見てください。